Brief. Jak przygotować się do analizy przedwdrożeniowej?
Proces rozpoznania zakresu i budżetu projektu oraz Analiza Przedwdrożeniowa
Brief. Jak przygotować się do analizy przedwdrożeniowej
Zanim rozpoczniesz współpracę z software house dotyczącą stworzenia sklepu internetowego, jego migracji lub budowy systemu B2B musisz określić swoje wymagania. Służy do tego brief, który przedstawisz wykonawcy. Będzie on podstawą analizy przedwdrożeniowej, podczas której określony zostanie ostateczny kształt projektu.
Z czego powinien składać się dobry brief?
Opis firmy
Na początku briefu zawrzyj podstawowe informacje dotyczące swojej firmy, aby wykonawca miał ogólną wiedzę na temat jej działalności. Odpowiedz na pytania:
Jaki jest Twój model biznesowy? Co jest najważniejszym źródłem przychodów firmy? Opisz swoje podstawowe produkty i usługi.
Jaki jest charakter Twojej marki i jej najważniejsze wartości?
Jakie są Twoje długofalowe cele biznesowe?
Jaka jest Twoja grupa docelowa?
Określ w skrócie persony. Persona to projektowana postać odbiorcy Twoich produktów/usług. Każda z nich opisana jest takimi cechami jak: wiek, miejsce zamieszkania, status zawodowy czy zainteresowania, aspiracje, cele biznesowe, informacje o trybie życia. Dzięki personom wyobrazisz sobie klientów jako realne osoby, co ułatwi Ci wczucie się w ich potrzeby i zaprojektowanie pod tym kątem produktu.
Jakie są cele projektu?
Napisz, dlaczego zgłosiłeś się do software house. Być może chcesz:
– Zaprojektować nowy sklep internetowy
Co Cię motywuje do tego, by to zrobić? Czy Twój obecny model sprzedaży nie jest wystarczający lub chcesz zyskać dodatkowy kanał dotarcia do klienta?
– Przeprowadzić migrację sklepu
Dlaczego nie jesteś zadowolony ze swojego obecnego sklepu internetowego? Może potrzebujesz rozwinąć biznes, ponieważ wzrosła liczba Twoich klientów, a obecne rozwiązanie nie jest odpowiednio skalowalne lub funkcjonalności obecnego sklepu są niewystarczające czy witryna trudna w obsłudze? Podaj link do swojego sklepu, aby wykonawca mógł przeanalizować dotychczasowe rozwiązania.
– Stworzyć dedykowany system B2B
W skrócie napisz, jaką funkcję powinien spełniać system i dlaczego zdecydowałeś się na jego budowę.
Wskaż także rozwiązania konkurencji, które są dla Ciebie interesujące (np. podaj nazwy systemów B2B). Jeżeli któreś z funkcjonalności konkurencyjnych produktów są szczególnie dla Ciebie atrakcyjne, wskaż je. Możesz także zwrócić uwagę na niedostatki rozwiązań innych firm — stworzenie produktu, pozbawionego tych wad, daje Ci szansę na wyprzedzenie konkurencji.
Szczegółowe informacje o projekcie
Przejdź do najważniejszych elementów specyfikacji projektu. Im bardziej będzie ona szczegółowa, tym praca z software house stanie się łatwiejsza. Jednocześnie pamiętaj, że wszystkie szczegóły zostaną dookreślone podczas tworzenia analizy przedwdrożeniowej. Nie musisz przedstawiać bardzo dokładnych wymagań, ponieważ wykonawca sam może zaproponować Ci optymalne rozwiązania jako ekspert w swojej dziedzinie.
Stwórz listę funkcjonalności, które są dla Ciebie najważniejsze. Opisz możliwie dokładnie, jak powinny działać i dlaczego należy je wdrożyć. Równie istotny jest zarys architektury informacji, czyli struktury treści, które mają zostać umieszczone na stronie lub w systemie.
Wygodnym sposobem na przedstawienie funkcjonalności i równocześnie podstawowej architektury informacji jest stworzenie prostej makiety i dołączenie jej do briefu. Wykorzystaj w tym celu programy rodzaju Balsamiq, Mockups albo MockPlus. Są proste w obsłudze i działają na zasadzie „przeciągnij i upuść”.
Na makiecie w schematyczny sposób zarysujesz, jakie podstrony/ekrany powinny znaleźć się w projekcie oraz jakie funkcjonalności są dla Ciebie ważne. Do każdego ekranu projektu dołącz opis rozrysowanych funkcjonalności. Jeżeli nie jesteś w stanie tego zrobić, to nic nie szkodzi. Makieta może zostać zrealizowana przez nas jako jeden z produktów analizy przedwdrożeniowej.
Oczywiście zadaniem software house będzie stworzenie dokładnych makiet UX i UI (doświadczenia użytkownika i interfejsu) dlatego nie musisz starać się tworzyć zaawansowanego projektu. Będziesz uczestniczył w procesie budowania tych makiet, testując je, co pozwoli dopracować plan przyszłego produktu.
Pamiętaj też, że użytkownikami systemu będą także jego administratorzy. Wypisz, jakie cechy powinien spełniać CMS, jak powinien być skonfigurowany, aby ułatwić im pracę.
Ważne jest także jakiego rodzaju integracje Cię interesują. Sklep internetowy może umożliwiać np. korzystanie z płatności online, usług kurierskich, systemów księgowych czy pozwalać na zarządzanie sprzedażą na Allegro. Zamieść także uproszczony schemat systemów działających w firmie i powiązań między nimi.
Jeżeli potrafisz to określić, napisz, jaka technologia Cię interesuje. Jeśli masz wiedzę na temat rodzajów systemów B2B lub e-commerce zaproponuj realizację projektu za pomocą wybranych z nich. Podczas tworzenia analizy przedwdrożeniowej software house na podstawie swojego doświadczenia i wiedzy przedstawi Ci własną opinię dotyczącą tego, jakie rozwiązanie będzie optymalne do realizacji projektu. W ten sposób wspólnie podejmiecie decyzję o wyborze rozwiązania dla projektu.
Budżet projektu
Od tego, jakie środki chcesz przeznaczyć na projekt, zależy wybór rozwiązania oraz możliwość wdrożenia określonych funkcjonalności. Software house zaproponuje Ci technologię odpowiednią do Twojego budżetu oraz dopasuje do niego zakres prac.
Wykonawca może także przedstawić Ci różne opcje realizacji projektu, abyś mógł zdecydować o ew. zmianie decyzji w kwestii wysokości budżetu. Dowiesz się, ile orientacyjnie będzie kosztowało wdrożenie wybranych rozwiązań. Warto zresztą określić swój budżet orientacyjnie, gdyż najprawdopodobniej nie będziesz zdawał sobie sprawy z dokładnych kosztów prac programistycznych.
Wydatki na projekt można także podzielić na etapy. Powszechnie stosowanym rozwiązaniem jest uruchomienie najpierw MVP (Minimum Viable Product). Jest to wersja produktu, która posiada już najważniejsze dla użytkownika funkcjonalności, ale nie wszystkie planowane do wdrożenia są w nim jeszcze zawarte.
MVP daje szansę na wcześniejsze uruchomienie produktu i rozpoczęcie sprzedaży. Ponadto służy do przetestowania stworzonych rozwiązań i zebrania feedbacku od użytkowników. Podczas przygotowywania analizy przedwdrożeniowej software house pomoże Ci określić, jakie cechy powinien mieć MVP, aby móc wypuścić go na rynek.
Harmonogram
Określ, w jakim czasie chciałbyś, aby projekt został zrealizowany. Jeżeli Twoim priorytetem jest uruchomienie produktu szybko, rozwiązaniem może się okazać właśnie MVP. Pozwoli Ci zacząć zarabiać jeszcze w trakcie trwania developmentu rozbudowanej wersji produktu.
Software house przedstawi swoje wyliczenia dotyczące harmonogramu, gdyż możesz nie zdawać sobie sprawy z czasu trwania prac programistycznych. W razie potrzeby dopasuje jednak do rozwiązania do harmonogramu.
Przygotowana Analiza Przedwdrożeniowa stanowi własność Klienta i może posłużyć do wykonania rozpoznania rynku i zebrania ofert.
Brief ma znaczenie
Im więcej czasu i uwagi poświęcisz tworzeniu briefu, tym łatwiejsza będzie praca przy opracowywaniu z software house ostatecznego planu Twojego projektu. Brief powinien być możliwie szczegółowy i zawierać pełną listę Twoich wymagań.
Pamiętaj, aby w tworzenie briefu zaangażować cały zespół Twojej firmy. Zbierz informacje od działu marketingu i sprzedaży lub zaproś ich przedstawicieli do pracy nad kształtem dokumentu. Jeżeli masz już sklep internetowy i planujesz jego migrację, dowiedz się, jakie są potrzeby administratorów dotychczasowego rozwiązania — czego im w nim brakuje, jakie funkcjonalności ułatwiłyby im pracę.
Oczywiście Twój brief to jedynie podstawa dla dalszych prac nad ustaleniem kształtu projektu. Software house przeprowadzi z Tobą warsztaty, które pozwolą stworzyć szczegółową analizę przedwdrożeniową. Znajdzie się w niej pełna lista funkcjonalności projektu, rodzaj technologii, która ma być zastosowana oraz ostateczny budżet i harmonogram prac.
Development projektów programistycznych przeprowadza się najczęściej przy użyciu metodologii agile. Opiera się ona na podziale pracy na iteracje. Po każdej z nich będziesz mógł zobaczyć efekt prac i udzielić informacji zwrotnych.
Dlatego nie obawiaj się, że Twój brief musi być ostatecznym wyznacznikiem kształtu projektu. Będziesz mógł elastycznie dostosować go do swoich potrzeb, a także zmieniających się wymagań rynku (przy oczywiście modyfikacjach budżetu i harmonogramu, jeśli zajdzie taka potrzeba).
